OBJETIVO
SERVIÇOS DISPONÍVEIS PARA OS USUÁRIOS
Em complemento ao Moodle (plataforma de Ensino a Distância/Ambiente Virtual de Aprendizagem em uso na UFBA) a UFBA adota ferramentas das plataformas Microsoft 365 Education e Google Workspace for Education, tais como Microsoft Teams e OneDrive, Google Meet, Google Drive e Gmail, respectivamente, através de serviços providos em nuvem, conforme ilustração abaixo.
SOBRE A MICROSOFT 365
O QUE MUDOU COM A NOVA POLÍTICA DA MICROSOFT?
A partir do dia 1º de Agosto de 2024, a UFBA terá disponível na plataforma Microsoft 365 Education um espaço total de 100TB (cem terabytes) de armazenamento em pool a ser compartilhado por todos os usuários.
Houve ainda limitação para cada usuário do espaço de armazenamento no OneDrive para 100 GB, antes era de 1.000GB (1TB).
Essa alteração pode impactar a forma como os usuários da UFBA utilizam os serviços de armazenamento para ensino, pesquisa e outras atividades acadêmicas. Por este motivo, é necessária a revisão de arquivos para uma gestão cuidadosa do espaço disponível, de modo a atender aos prazos e políticas da licença educacional OneDrive, e evitar interrupção indesejada do serviço para toda a comunidade.
Atualmente a soma dos dados armazenados por todos os usuários da UFBA atingiu o total de 158,02 TB, o que representa 158% acima do total permitido a partir do dia 1º de agosto.
ALTERAÇÕES DE USO DOS SERVIÇOS MICROSOFT
Por conta da atualização nas políticas de disponibilização de serviços da Microsoft 365, as seguintes alterações foram realizadas:
1) Armazenamento: Alunos, Docentes, Técnicos e Terceirizados tiveram suas cotas limitadas pela Microsoft a no máximo 100GB de armazenamento.
2) SharePoint: Os espaços colaborativos continuaram a funcionar com o limite máximo de 500GB.
O QUE MUDOU COM A NOVA POLÍTICA DO GOOGLE?
A mudança trata da política de armazenamento de dados que não mais será ilimitada. A partir do dia 1º de julho de 2022, a UFBA tem disponível na plataforma Google Workspace um espaço total de 100TB (cem terabytes) de armazenamento, em pool a ser compartilhado por todos os usuários.
Essa alteração pode impactar a forma como os usuários da UFBA utilizam os serviços de armazenamento para ensino, pesquisa e outras atividades acadêmicas. Por este motivo, é necessária a revisão de arquivos para uma gestão cuidadosa do espaço disponível, de modo a atender aos prazos e políticas da licença educacional do Google, e evitar interrupção indesejada do serviço para toda a comunidade.
ALTERAÇÕES DE USO DOS SERVIÇOS GOOGLE
Por conta da atualização nas políticas de disponibilização de serviços do Google Workspace, a partir do dia 1º de julho de 2022, as seguintes alterações foram realizadas:
1) Armazenamento: Docentes e Técnicos-administrativos terão direito a 10GB de armazenamento e Estudantes terão direito a 5GB;
2) Drive Compartilhado: Esse serviço será descontinuado, não sendo possível criar drives compartilhados novos.
PLATAFORMAS DE ARMAZENAMENTO DISPONÍVEIS
Para armazenamento de arquivos estão disponíveis três plataformas, conforme tabela abaixo.
PERGUNTAS FREQUENTES Microsoft:
Quais são as mudanças que a Microsoft está fazendo no armazenamento do Microsoft 365?
A Microsoft está introduzindo mudanças nas ofertas de armazenamento em todo o pacote Microsoft 365 for Education. A partir de 1º de agosto de 2024, todos os locatários das instituições receberão 100 TB de armazenamento em pool gratuito no OneDrive, SharePoint e Exchange. Com o armazenamento em pool, o limite total de armazenamento de uma instituição é a quantidade máxima de armazenamento que todos os usuários combinados podem usar.
Além disso, desde o dia 1º de fevereiro de 2024, os usuários do Office 365 A1 (assinatura gratuita) foram limitados a um máximo de 100 GB de armazenamento do OneDrive dentro dos 100 TB de armazenamento em pool do locatário institucional.
Quanto de armazenamento a UFBA tem direito atualmente?
Cada locatário da instituição tem uma capacidade de armazenamento base de 100 TB.
Quais serviços estão incluídos no armazenamento compartilhado?
O armazenamento em pool é especificamente no OneDrive, SharePoint e Exchange. Para o SharePoint, o armazenamento inclui todos os sites. Para o Exchange, ele inclui caixas de correio de usuário, compartilhadas e de grupo.
O que acontece se o usuário da Microsoft exceder o limite de 100GB?
Será enviada notificação de aviso ao se aproximar do limite de armazenamento. A notificação é enviada ao atingir 90% da capacidade de armazenamento. Em 100% da capacidade, seu OneDrive será limitado ao acesso somente leitura. Você não poderá carregar, editar ou sincronizar novos arquivos no OneDrive, e os arquivos existentes permanecerão somente leitura. No entanto, você ainda poderá baixar arquivos, excluir arquivos e esvaziar lixeiras.
O que devo fazer se minha conta exceder a cota de armazenamento no Google Workspace for Education?
Se um usuário exceder a cota deve excluir arquivos desnecessários e/ou migrar os arquivos para outra plataforma que possua.
Estou dentro da cota, mas ainda não consigo criar ou fazer upload de documentos ou imagens para o OneDrive.
Isso significa que o pool de armazenamento está com a utilização acima do limite máximo. A situação se normalizará para toda a UFBA quando todos os usuários procederem com a migração ou limpeza dos seus dados, ficando dentro da cota definida.
Como saber quanto do espaço de armazenamento da minha cota estou utilizando?
Ao acessar o OneDrive uma barra de status, no canto inferior esquerdo, mostrará a quantidade de armazenamento utilizada.
E se eu precisar de espaço de armazenamento no OneDrive superior à cota definida?
Os docentes que necessitarem de mais espaço de armazenamento para o desenvolvimento de suas atividades acadêmicas, relacionadas ao uso das plataformas de Ensino a Distância/Ambiente Virtual de Aprendizagem em uso na UFBA devem enviar pedido justificado para a STI.
O que acontece com os meus dados quando finalizar o vínculo formal com a instituição?
A conta de usuário que não possuir mais vínculo formal com a UFBA, serão excluídas e os dados perdidos. Por isso, recomendamos que antes da finalização do vínculo formal o usuário realize a migração de seus dados para outra plataforma do seu interesse.
PERGUNTAS FREQUENTES Google:
O que significa “armazenamento em pool” no Google Workspace for Education? O que é contabilizado nesse tipo de armazenamento?
O armazenamento em pool pode ser entendido como um espaço único compartilhado entre todos os usuários onde são armazenados todos os arquivos e dados das contas individuais e dos drives compartilhados. Ele inclui, por exemplo, arquivos do Google Drive, Gmail, Google Fotos e arquivos novos e atualizados dos apps Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários, Desenhos e do Jamboard.
O que acontece quando o limite de armazenamento de um usuário ou do domínio é excedido no Google Workspace for Education?
- Os usuários ainda poderão fazer login e acessar a conta do Google Workspace for Education, acessar os arquivos (visualizar e fazer download, por exemplo) e enviar e receber e-mails.
- Não será possível fazer upload de novos arquivos ou imagens para o Google Drive.
- Não será possível criar arquivos usando os apps de criação de conteúdo colaborativo, como Documentos, Planilhas, Apresentações, Desenhos, Formulários e o Jamboard. Até a redução do uso do armazenamento, nenhum usuário pode editar nem copiar os arquivos afetados nem enviar formulários que pertençam ao usuário.
- As sincronizações entre a pasta do Google Drive no computador e o Meu Drive são interrompidas.
- Não é possível adicionar fotos ou vídeos nem fazer backup de fotos e vídeos no Google Fotos.
O que acontece com o Google Sala de Aula quando o limite de armazenamento de um usuário ou o total do domínio é excedido?
Se o armazenamento de um docente estiver cheio:
- Não será possível criar atividades com novos arquivos que ainda não foram enviados ou criados.
- Os docentes não poderão exportar notas para o Planilhas Google.
- Os estudantes não poderão enviar atividades com arquivos anexos.
Se o armazenamento de um estudante estiver cheio:
- Não será possível acessar arquivos que solicitam uma cópia na ferramenta Atividades.
O que devo fazer se minha conta exceder a cota de armazenamento no Google Workspace for Education?
Se um usuário exceder a cota deve excluir arquivos desnecessários e/ou migrar os arquivos para outra plataforma, como o OneDrive (se possuir espaço para armazenamento).
Para migrar seus arquivos para o OneDrive, siga as orientações do manual “MIGRAÇÃO DE ARQUIVOS DO GOOGLE DRIVE PARA ONEDRIVE”
Estou dentro da cota, mas ainda não consigo criar ou fazer upload de documentos ou imagens para o Google Drive.
Isso significa que o pool de armazenamento está com a utilização acima do limite máximo. A situação se normalizará para toda a UFBA quando todos os usuários procederem com a migração ou limpeza dos seus dados, ficando dentro da cota definida.
Como saber quanto do espaço de armazenamento da minha cota estou utilizando?
Ao acessar o Google Drive uma barra de status mostrará a quantidade de armazenamento utilizada por cada serviço.
Se o usuário ultrapassar a cota serão apresentados alertas na parte superior da tela do Google Drive com a mensagem “Pouco armazenamento” ou “Armazenamento cheio” e o botão "Liberar espaço".
E se eu precisar de espaço de armazenamento no Google Drive superior à cota definida?
Os docentes que necessitarem de mais espaço de armazenamento para o desenvolvimento de suas atividades acadêmicas, relacionadas ao uso das plataformas de Ensino a Distância/Ambiente Virtual de Aprendizagem em uso na UFBA, Moodle e/ou Google Sala de Aula (Classroom) devem enviar pedido justificado para a STI.
Meus atalhos sumiram na transferência de pastas e arquivos para o Microsoft 365.
Os atalhos existentes no Google Drive não são copiados para o OneDrive
Como encontrar os arquivos no OneDrive
Como encontrar os arquivos no OneDrive, siga as orientações do manual “MIGRAÇÃO DE ARQUIVOS DO GOOGLE DRIVE PARA ONEDRIVE”
O que é drive compartilhado?
Espaço onde grupos de usuários podem armazenar, pesquisar e acessar arquivos com facilidade utilizando qualquer dispositivo. Diferentemente dos arquivos em "Meu Drive", os arquivos em um drive compartilhado pertencem ao grupo e não a uma pessoa.
Quando um membro sai do grupo, os arquivos permanecem nos drives compartilhados. Todos os membros de um drive compartilhado veem o mesmo conteúdo.
ATENÇÃO: O drive compartilhado não deve ser confundido com as pastas e arquivos compartilhados no Meu Drive de cada usuário.
Será possível criar drives compartilhados no Google Workspace?
Não será mais possível criar novos drives compartilhados no ambiente do Google Workspace.
O que faço com o drive compartilhado já criado no Google Workspace?
Todos os drives compartilhados atualmente existentes terão que ser migrados para a plataforma Microsoft 365, caso possua espaço de armazenamento disponível.
O usuário que criou e/ou administra drive(s) compartilhado(s) no Google Workspace deve migrá-lo(s) seguindo as etapas abaixo:
·Criar biblioteca compartilhada no Microsoft 365.
· Copiar os arquivos do drive compartilhado no Google Workspace para a biblioteca compartilhada no Microsoft 365.
·Após verificar que a cópia foi bem sucedida, excluir os arquivos do drive compartilhado no Google Workspace.
Para criar e migrar seus arquivos do drive compartilhado para o Microsoft 365, seguir o manual “MIGRAÇÃO DE ARQUIVOS DO DRIVE COMPARTILHADOS PARA SHAREPOINT"
O que ocorre se um drive compartilhado atualmente existente no Google Workspace?
Os usuários perderão acesso aos drives compartilhados no Google Workspace.
Qual uso deve ser feito desses espaços de armazenamento?
A principal finalidade é o armazenamento seguro e o compartilhamento de documentos em âmbito intra e interinstitucional, sendo vedada ao usuário a utilização desses espaços para fins diferentes daqueles relacionados às suas atribuições na instituição, sendo ainda explicitamente proibidas as seguintes utilizações:
· O armazenamento de arquivos maliciosos, que tenham como objetivo comprometer a segurança da informação, também conhecidos como malwares.
· O armazenamento de arquivos contendo qualquer informação, dado ou material que viole a legislação federal, estadual ou municipal em vigor, bem como contrarie o Estatuto da UFBA ou suas normas e resoluções internas.
· O armazenamento de arquivos protegidos por direitos de propriedade intelectual de terceiros.
· A divulgação de informações confidenciais ou relacionadas à privacidade e confidencialidade de outros usuários.
· Demais utilizações que estejam em desacordo com a legislação vigente, assim como utilizações que possam comprometer a Segurança da Informação e Comunicações da UFBA.
O que acontece com os meus dados quando finalizar o vínculo formal com a instituição?
A conta de usuário que não possuir mais vínculo formal com a UFBA, serão excluídas e os dados perdidos. Por isso, recomendamos que antes da finalização do vínculo formal o usuário realize a migração de seus dados para outra plataforma do seu interesse.
Em caso de dúvidas, favor manter contato com a Central de Serviços de TI, através do telefone (71) 3283-6100 ou encaminhando e-mail para helpesk@ufba.br.